ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ

 

           การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ  โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา  ข้อมูล  วิธีการ ทรัพยากร  เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย  4 ขั้นตอน  ดังนี้

 

ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ  (System  Analysis)

      

วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ   แบ่งออกเป็น  4  หน่วยย่อย  คือ

 

             1)  วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน  (Mission Analysis)  คือ  การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ  เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้  ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ  โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้างๆ  ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์  เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่  มีปัญหาอุปสรรค  ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร

 

            2)  วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ

 

            3)  วิเคราะห์งาน  (Task Analysis)  เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่  ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่  การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน

 

            4) วิเคราะห์วิธีการและสื่อ  (Method-Means Analysis)  เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี   และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย  หรือสิ่งที่ต้องการ

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

 

1. ระบบและวิธีการเชิงระบบ

           การทำงานใด ๆ ให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐานวิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำ ๆ ได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไป เราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า  “ระบบ”

 

           ระบบ (System)  หมายถึง  การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆ  อย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน  สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน  ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท

 

          วิธีการเชิงระบบ (System Approach)   วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน  เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอนฃเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

ข้อมูลและสารสนเทศ

 

            ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใด ๆ ที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ  เนื้อหาสาระ บุคลากร  และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม  โดยการจำแนกแจกแจง  จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้าน อย่างเป็นระบบที่เรียกว่าสารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศ มีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วยงาน

 

1. ข้อมูล (data)

            ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น และต้องเป็นสิ่งมีความหมายในตัวมันเองซึ่งอาจจะอยู่ในรูปของรูปภาพ  แสง  สี เสียง  รส  นอกจากนี้ข้อเท็จจริงอาจจะอยู่ในรูปของคุณสมบัติเป็นน้ำหนัก  แรง  อุณหภูมิ จำนวน ซึ่งสามารถแทนค่าด้วยตัวเลข  ตัวอักษรข้อความก็ได้ อย่างไรก็ตามข้อมูลที่นำมาใช้ให้เกิดประโยชน์มีหลายระดับตั้งแต่ข้อมูลเบื้องต้นหรือข้อมูลดิบจนถึงข้อมูลสารสนเทศ   ซึ่งแต่ละอย่างมีความหมาย  ดังนี้

คำถามท้ายหน่วยการเรียนที่ 2

          1.  คำว่า “ระบบ” และวิธีการเชิงระบบ หมายถึงอะไร
          2.  องค์ประกอบสำคัญของวิธีระบบได้แก่อะไร
          3.  ระบบสารสนเทศ หมายถึง อะไร
          4.  องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ ได้แก่อะไร

ประเภทของระบบสารสนเทศ

 

            การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร  แบ่งได้  3  ระดับ  คือ  ระบบสารสนเทศระดับบุคคล   ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร

 

            1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคล ในหน้าที่รับผิดชอบ  ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง  ราคาถูก  แต่มีความสามารถใน  การประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น  ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย  กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น  เช่น  พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดี มีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า  เช่น  ชื่อ  ที่อยู่  ความสนใจในตัวสินค้า  หรือข้อมูลอื่นๆ  ที่จะสนับสนุนงานขาย  จัดการและควบคุมการทำงานของตนเองได้   เช่น   ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

 

          การจำแนกองค์ประกอบ  ระบบสารสนเทศมีหลายวิธี ขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน  ในที่นี้จำแนกเป็น  2  ประเภท ได้แก่  องค์ประกอบหลัก  และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ

 

3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

 

           องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศ  มีองค์ประกอบหลัก   2  ส่วน   ได้แก่ 

ระบบการคิด  และระบบของเครื่องมือ

 

            ระบบการคิด  หมายถึง  กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ  จำแนก  แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ  เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่  ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้น  ที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน

 

            ระบบเครื่องมือ  หมายถึง  วัสดุอุปกรณ์  หรือเครื่องมือ  ที่นำมาใช้ในการรวบรวม   จัดเก็บ และเผยแพร่  สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ปัจจุบันคอมพิวเตอร์  และเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร  หน่วยงาน หรืองานธุรกรรมต่างๆ  แทบทุกวงการ  จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ

 

           ระบบสารสนเทศ (Information System)  คือ  การประมวลผล  ข้อมูล  ข่าวสาร  อย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการ เพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุป ที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลางและระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้

 

         1)  รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน

         2)  จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้

         3)  จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้

        4)  มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา